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ウィズダムの目2004年1月号 

手帳について
yotei

 今月の特集として、手帳を取り上げてみましょう。新しい年になるとな ぜか手帳や日記が欲しくなります。いろいろなところから会社の名前いりの手帳やカレンダーなどが送られてきますが、手帳は自分で選んで買うことにしていま す。買うところは銀座の伊東屋です。デパートの中の文具売り場にもありますが、いつも買うところは伊東屋です。それだけ品数があり、システム手帳の中身も 豊富だからです。超整理法の野口先生のデザインの手帳もありましたが、そうした特定の人にデザインの手帳はつかいません。というのは、手帳は自分で好きな ように使い込んでいくものというのが私の考え方ですから。一人一人の活動が違うように、時間の管理や活動のメモなどは自分なりの組織化が必要です。ただ し、システ手帳という、別名お弁当箱を一つではなく、いくつか使うことにしています。1冊だともし紛失したり、忘れたりすると大変なので、リスクの分散の ように、写真のように3冊の大型のシステム手帳、小さめのシステム手帳を2冊、スケジェール用のおしゃれ手帳、簡単な日記になる大型の手帳などです。この 簡易型の大型の手帳というよりダイヤリーは高校時代から書き続けていますので、自分の古い時代に戻るメモにもなります。自分の中で最も長続きしているのが この、簡易型のダイヤリーです。システム手帳そのものは厚くて重いので、薄いメモだけの手帳を使うこともあります。そのメモは厚いシステム手帳の中に組み 入れます。これだけの数の手帳を全部使うときは、専用のカバンも用意します。カバンはツーニの布の軽いカバンを使います。

ALL
手帳たち

TUMI
手帳用TUMI のバッグ

 まず、自分の活動(ミーテングなどの予定)とスケジュールに関連したシステム手帳を作成します。ここには月間のスケジュール、年間のスケジェール、これ からの5年間のおおまかな予定などのカードを作成します。これで時間に関連する活動や予定を詳細に書き込むことができます。つまり時間・活動のシステム手 帳である。日々の時間に関連しては日誌のような形で、その日の重要な出来事を書き込む。これで会議のこと、日常のことの組織化ができることになります。こ の時間に対して、活動から生じる提案やアイディアをまとめるシステム手帳も必要になります。この内容はプロジェクトことのコード名、どのようなコンセプト で進めるか、参加メンバー、プロジェクトの具体的な項目などを書いたノートで、このフォームは伊東屋で販売しているものを使っています。この中身は実際の プロジェクトや現在進行中のプロジェクト、それから今後提案するプロジェクトなどさまざまなアクティブな内容を書いたものです。そして、具体的な会合のア ジェンダの項目で、そうしたプロジェクトに関連した打ち合わせの状況なども書き入れておきます。ここでは提案の組織化とその進行をプロジェクトごとに管理 することです。足りないときは、補助の紙を加えていき、また、いろいろなシールなどで、その強調のメリハリをつけます。それからセミナーに参加したときの メモもこの手帳にいれておきます。そうした情報が新しい提案に結びつくからです。これはIBMのバイオセミナーなどの最先端のものへの参加が必要です。あ るいは学会のチュートリアル講演など、新しい話題提供への参加とそのときのノートをこの手帳にいれておく必要があります。こうした情報は新しい提案のヒン トになることが多いからです。こうしたシステム手帳は、サンフランシクコの空港などにあるチェーン店のウイルソンレザーで安く購入できます。時期がはずれ ると半額以下で皮のシステム手帳が買えます。そうした空港で注意してさがしてください。どうも皮のシステム手帳は伊東屋では割高です。おみやげにも良いの ですが物が大きいので1つぐらいしか買えないのが残念ですね。ですから自然と、複数のシステム手帳を持つようになったのです。

BIG
システム手帳

 さらにそうした提案をさらに具体化して、個別のシステム手帳にしたのが次のLegoの手帳です。これは中身が子ぶりながら楽しい中身やシールがあります ので、楽しみながら使えます。この手帳は実は東大の米沢先生からの贈り物ですので、大切に使っています。中身は伊東屋でも扱っていますが、発売はソニー商 事で、有楽町のソニープラザの地下にあるということでしたが、最近ではみあたりません。6つ穴ですからこの小ぶりのシステム手帳の中身は普通のところでも 買えますが、はやりLegoマークのある用紙でないとさびしいですね。現在ビジネスが進行しているSkin-expertという肌の診断と化粧品の選択シ ステムについてこの手帳を使っています。企業との打ち合わせやデータの可視化など、常になにかアィディアが浮かぶとこのノートに記録します。そのほか新し いビジネスの企画などもこの手帳に記録します。いわばアクティブなプロジェクト進行ノートであるのがこのシステム手帳です。現在、この小型6穴のシステム 手帳は小さいサイズのものも使っていますが、これはシテイバンクからのもらい物です。中身は伊東屋で買うことができました。

LEGO
LEGOの手帳(大小)

 もう一つのシステム手帳は、本の進行のために使っています。7月完成予定で、その進捗管理や資料の存在をチェックするためのものです。そのスケジェール の管理、資料の確認、図の作成など原稿に必要なものは忘れないようにこの手帳に書いておきます。あるいは原稿の途中で止めるときでも、次になにを書くかを 書きとどめておくのです。このときも小さい手帳は軽いので、運搬に便利ですので、場所を選ばすに思い浮かんだことをメモすることができます。ですから整理 するだけでなく手帳を積極的に使うことが重要です。その結果、システム手帳は増えてしまい、4冊を常に持つことになりました。しかし、生産性を高め現状を 分析するのは1冊の小さい手帳をこまごま使うのは自分の趣味に合いません。ですから能率手帳も、野口先生デザインの手帳、竹村先生の手帳などは結局使わな いことになりました。ただ、この4冊だけだとあまりに不細工なので、スケジェールだけはエルメスの手帳を使っています。やや高価ですが、エルメスというブ ランドに引かれて買うことにしましたが、通常だと、サンマイクロシステムズの細身の手帳を使っていました。今年だけは特別で、このサンの手帳は大学院生に 評判よく、全部配布してしまい手元になくなりましたという理由もあります。


エルメスの小型手帳

 外国製の手帳で使いやすそうなので買ってしまつたのが、クオバディスのエグゼクテブ2004というダイヤリーに近いメモ帳です。大学やビジネスのスケ ジェールの管理によさそうで、しかもそれほどサイズ的に手ごろな感じで購入してしまったのですが。まだ、使えこなせるかどうかよくわかりません。しばらく は持ち歩いて、スケジュールを書き込んでからでないとわかりませんが、見開き1ページ分に1週間にスケジュールと一日の時間区分があるノートです。月のカ レンダーは3ヶ月分がありますので、月の動きが分かります。それと欄外に電話、ファクス、メール、see-do, writeという空白があり、ここもいろいろ使えそうな感じです。見開きで時間と週間があるのはこのクオバディス社のものだけです。フランス式かもしれま せんが、休みは日本に調整してあります。それと360日の日図が減っていくのも新しい表示のような感じです。元旦だと、1−365というような表示です。 それと1年を4分割するクオーターで考えるところです。いろいろ経営的な管理にはよさそうなスケジュールノートです。これも使うことで慣れていくことが大 切ですね。ある人はベンチャーの1年を53週で考えることが大切という人もいましたので、その意味ではこのノートはそのような表示もあります。あとキャッ シュフローガ分かりやすい受け取りと支払いの一覧表もあります。


クオバディスの手帳


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